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退職メールの書き方について

転職成功のためには退職前もきっちりと

仕事をしながらの転職活動が実れば、あとは退職をきちんと行うだけです。次の職場への期待や気持ちが向かうのは分かりますが、気持ちよく次の職場へ向かうためにも退職前の挨拶はしっかりしておきましょう。

退職前の挨拶は大事なビジネスマナー。今後、関係が薄くなるからこそ丁寧な挨拶が大事です。転職後の業界が一緒の場合、支障になることも考えられます。退職時に送るメールのポイントを確認していきましょう。

円満退職はメールが大切

円満退職を目指すなら、メールを大切にしましょう。退職挨拶のメールを送る目的は、お世話になった方々への感謝の気持ちを表現し、去り際の印象をクリーンなものにすることです。

現在の職場とも今後、取引先としてやり取りする可能性も考えられます。最後に与える印象が良ければ、取引先になっても良い関係が築けるでしょう。メールは文面だからこそ伝わりづらいもの、作成するときは推敲をしっかり行うべきです。

メールを送るタイミング

いざメールを送ろうと考えた時に、気になるのはそのタイミング。

メールを送るタイミングは社内と社外で違うため、事前に確認しベストなタイミングでメールを送りましょう。社内の場合、退職メールの目的は最後の挨拶となりますので、最終出勤日に送るとスマートです。時間としては9時から16時といった業務のコアタイムを避け、定時の1時間前から退社までがベストでしょう。

一方、社外へのメールの場合は、最終出社日の2~3週間前に送るのが無難です。退職の影響は社内だけではなく、少なからず取引先に影響を与えるケースもあります。後任者への引継ぎを考慮するといった気遣いも見せておくと、良い印象を持たれるのでオススメです。また、前もって伝えておくことで築いてきた人脈を大切にし、今後に悪影響を与えないようにするのも肝心です。

メールを送る上で気を付けたいこと

メールを送る上で気をつけたいこともあります。

社内であれば、お世話になった方には必ず個別で送りましょう。それ以外の方で一斉送信で送る場合でも、宛先をbccに設定し、他人同士でアドレスを知られてしまわない配慮も大切です。

一方、社外へのメールは特に気にしておくべきポイントがあります。

1つ目は退社日を明記しておくことです。退社日を明記しておかないと「連絡をしてみたもののすでに辞めた後だった」といったようなことも考えられます。

2つ目は後任者の紹介をしておくことです。もちろん、ベストなのは退職前に先方に直接紹介できるのが一番です。しかし、難しい前は必ずメールで一言添えておきましょう。

3つ目は退職後の勤務先の記載はしないようにすること。退職後の勤務連絡先を書いてビジネスに発展した場合、今いる会社からすれば顧客情報を利用しているとも捉えられかねません。基本的には記載をせず、どうしても記載をしたい場合は、上司に相談する必要があります。

退職前のメールはこの2つを押さえよう

退職前のメールで押さえておくべきポイントは2つあります。

まずは「結論ファースト」であることです。件名を退職の挨拶だと分かるものにすることはもちろん、本文も退職をする旨から伝えましょう。長々と読み進めて最後に退職をするといった記載になってしまうと相手は最後まで何が言いたいのかわからずストレスを感じてしまうこともあります。

もう一つは「事実のみを記載する」という点です。退職理由は細かく書く必要はなく、一身上の都合で退職時さえすれば十分です。細かく書きたくなってしまうこともあるかもしれませんが、込み入った話をしないのがビジネスマナーと認識しておきましょう。

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